9 funciones de un Sistema de Gestión Hotelera para elegir el más adecuado

Hay varios aspectos a tener en cuenta al hablar de las funciones de un sistema centralizado de gestión hotelera (PMS). 

Un buen PMS es tan importante como contar con un excelente equipo para gestionar tus operaciones. 

Es fundamental para administrar reservas, check-ins, tareas de housekeeping y optimizar las actividades que generan ingresos y tarifas de habitaciones. 

El sueño de todo hotelero es optimizar cada parte de su flujo de trabajo, haciendo que su equipo sea más eficiente y aumentando los ingresos. 

Al conocer qué funciones necesitas, puedes aprovechar la tecnología a tu favor.

En este artículo, enumeraremos algunas funciones clave para ayudarte a entender qué debe incluir tu software y así elegir el PMS adecuado para tu negocio.

¡Comencemos!

¿Cómo puede un sistema PMS ayudar a tu negocio?

Un sistema de gestión hotelera (PMS) es un software que te ayuda a organizar, programar y gestionar las tareas diarias de tu negocio de alojamiento. 

Según el software, puede gestionar reservas, tareas de front y back office, distribución y revenue management, comunicación con huéspedes, mantenimiento, housekeeping y mucho más.

Aunque el software PMS tradicionalmente se ha utilizado en hoteles, hoy en día lo emplean diversos tipos de alojamientos, entre ellos:

• Hoteles
• Hostales
• Apartamentos
• Villas
• Casas de vacaciones y alquileres vacacionales
• Propiedades residenciales y permanentes
• Alojamientos para estudiantes, entre otros.

Las necesidades de tu software variarán según el tipo de propiedad que gestiones. 

Muchos sistemas PMS te permiten elegir los módulos y funciones que mejor se adapten al tamaño y tipo de tu propiedad.

La pregunta es: ¿Qué módulos y funciones son los más adecuados para ti?

Veamos más de cerca las características y funciones clave de un sistema de gestión hotelera.

9 funciones de un buen sistema de gestión hotelera

1. Gestión de reservas

La gestión de reservas es una parte clave de un sistema de gestión hotelera (PMS), ya que evitar el overbooking es fundamental para mantener tu negocio funcionando sin problemas. 

Un buen sistema de gestión hotelera (PMS) te permite gestionar las reservas de tus huéspedes en línea. 

Deberías poder gestionar fácilmente las reservas en línea, hacer seguimiento de los detalles de cada reserva y las peticiones especiales, y consultar la disponibilidad de habitaciones.

Al elegir un PMS, opta por uno que: 

• Te permita automatizar tareas y gestionar reservas desde cualquier dispositivo, ya que los gestores hoteleros modernos suelen estar en movimiento. 
• Te ofrezca un diseño excelente, para que sea fácil ver y buscar reservas según distintos criterios y evitar que se te escape ningún detalle. 
• Para reservas grupales, asegúrate de que el sistema pueda gestionar grupos grandes, incluyendo bloqueos de habitaciones, envío de enlaces de reserva y una gestión eficaz de la información de facturación.

Consejo profesional:

Con OTA Sync de gestión de propiedades, puedes gestionar fácilmente tus operaciones diarias desde un solo lugar.

Nuestro panel multipropiedad te permite gestionar varias propiedades con facilidad desde un panel centralizado.

Ya sea que gestiones hoteles, hostales, villas, alquileres u otro tipo de propiedades, el panel muestra todas tus propiedades e información adicional de reservas.

2. Motor de reservas en línea

Elegir un software PMS con un motor de reservas que no cobre comisiones puede ser clave para el crecimiento de tu hotel. 

Simplifica el proceso de reserva, ayudándote a atraer más reservas directas y reducir la dependencia de las OTAs. 

Esto le da a los hoteles mayor control sobre su inventario y precios.

Además, facilita el proceso de reserva, reduce la dependencia de las agencias de viajes en línea (OTAs) y aumenta los ingresos al evitar las comisiones de intermediarios.

Con un PMS que incluye un motor de reservas, los problemas de integración se reducen al mínimo. 

Asegúrate de que el motor de reservas se integre sin problemas con tu sitio web y redes sociales, priorizando la velocidad de carga y la facilidad de uso, especialmente en dispositivos móviles.

Consejo profesional:

Con OTA Sync de motor de reservas, puedes permitir que tus huéspedes vean disponibilidad y tarifas en tiempo real, junto con ofertas especiales, para impulsar las reservas directas en tu sitio web.

Solo tienes que conectarlo con tu sitio web, definir tu oferta y la información que quieres mostrar, y ya estás listo.

3. Gestión de canales

Una gran función del PMS que puede ayudarte a mejorar tu negocio es la que te permite compartir tu inventario en los canales de distribución en línea y sincronizar la información con tu PMS en tiempo real. 

Un gestor de canales te ayuda a aumentar tu visibilidad en línea y el conseguir más reservas y rentabilidad. 

Ya sea que necesites actualizar la disponibilidad o cambiar tarifas, puedes hacer todo desde tu PMS y se actualizará automáticamente en todos los canales de reserva. 

Lo mejor es que las nuevas reservas en línea llegan directamente a tu PMS, así que siempre tienes el control de tu ocupación y puedes actuar rápido cuando sea necesario. 

Debes buscar un gestor de canales con conexiones bidireccionales sólidas con las principales agencias de viajes en línea (OTA), como Airbnb, Booking, Expedia, proveedores GDS y más.

Consejo profesional:

Con OTA Sync gestor de canales (channel manager) puedes gestionar fácilmente todos tus anuncios desde un solo lugar.

Solo conecta y sincroniza tus canales de OTA, y estarás listo para empezar.

4. Procesamiento de pagos

Si el PMS que estás considerando no cuenta con un procesador o pasarela de pagos que acepte diversas tarjetas de crédito o se integre con un sistema de punto de venta (POS), tendrás que gestionar los pagos manualmente. 

Esto implica tareas como generar reportes, conciliaciones y gestionar contracargos, lo cual aumenta el riesgo de errores al hacerlo manualmente y la cantidad de tareas con las que debes lidiar.

Contar con un procesador de pagos integrado con tu PMS te ayuda a simplificar los pagos de los huéspedes y la contabilidad, además de garantizar reportes más precisos. 

Te ayudará a eliminar tareas innecesarias para que puedas concentrarte en lo que mejor sabes hacer: dirigir tu negocio y mejorar el servicio a tus huéspedes.

Consejo profesional:

Con OTA Payments, una pasarela de pagos totalmente integrada, puedes procesar pagos de forma automática y al instante con un solo clic.

Cuando tus futuros huéspedes hagan una reserva, podrán pagar fácil y confiablemente los cargos de alojamiento y otras tarifas, como impuestos y servicios adicionales.

5. Gestión de limpieza y mantenimiento

Cuando un sistema de gestión hotelera incluye una función de limpieza, tareas como asignar la limpieza de habitaciones al personal adecuado y actualizar el estado de las habitaciones se vuelven mucho más sencillas. 

Un informe de limpieza forma parte de esta funcionalidad. 

Garantiza que las habitaciones del hotel cuenten con un suministro adecuado de artículos de tocador, jabón, champú y toallas limpias. 

Esta función permite al personal de limpieza gestionar el estado de las habitaciones de manera eficiente y asegurarse de que los huéspedes cuenten con los suministros de baño necesarios.

Con el PMS de OTA Sync, puedes asignar empleados para limpiar habitaciones específicas. 

Solo crea un informe de mantenimiento con lo que necesita cambiarse o limpiarse, y podrás imprimirlo fácilmente y entregarlo a tu personal de limpieza. 

Una vez que hayan completado sus tareas, podrás actualizar el estado de las habitaciones, simplificando el check-in de los huéspedes.

6. Gestión de huéspedes

Un servicio personalizado juega un papel fundamental en la fidelización de clientes dentro de la industria hotelera. 

Los perfiles de huéspedes y las herramientas de interacción pueden ayudarte a personalizar tus servicios para satisfacer las preferencias y necesidades de cada huésped, garantizando que se sienta valorado y respetado. Este enfoque personalizado mejora la experiencia general del huésped, aumentando la probabilidad de reservas repetidas y comentarios positivos.

Opta por una solución que ofrezca funciones de mensajería y el capacidades de venta adicional para agilizar este proceso, brindar un servicio al cliente excepcional y aumentar los ingresos mediante mejoras y servicios adicionales.

Al ofrecer un servicio personalizado, puedes fomentar un sentido de lealtad y pertenencia entre tus huéspedes, lo que se traduce en mayor fidelidad y recomendaciones positivas de boca en boca.

Consejo profesional: Con OTA Sync, puedes ofrecer servicios personalizados a tus huéspedes, optimizar los precios del menú y atraerlos con ventas adicionales, generando así más ingresos para tu hotel.

Para facilitar todo aún más, también puedes enviarles un correo de confirmación o una factura directamente desde la app.

7. Gestión de Ingresos

Gestionar los ingresos es una de las funciones más críticas, porque ningún hotel o negocio puede prosperar sin generar ganancias. 

Un buen PMS debería simplificar la gestión de ingresos ayudándote a conseguir reservas directas y aumentar las ganancias mediante la reducción de costos. 

Busca funciones de generación de informes que te permitan ver y analizar si tu estrategia está funcionando.

Con la capacidad de ver y analizar resultados, puedes ajustar fácilmente tu estrategia de ingresos según sea necesario. 

Esto incluye la gestión de tarifas grupales, paquetes especiales y tarifas personalizadas.

8. Informes y Análisis

Los informes son elementos fundamentales de un sistema de gestión hotelera. 

Proporcionan datos valiosos para mejorar el rendimiento de tu propiedad y te ayudan a tomar decisiones inteligentes.

Tu PMS almacena detalles de reservas, tarifas, y datos de ocupación, lo que facilita la generación de informes.

Estos informes abarcan diversos aspectos de las operaciones hoteleras, desde ingresos y tasas de ocupación hasta satisfacción de los huéspedes y eficiencia operativa, ofreciéndote una visión completa de tu desempeño.

Elige una herramienta que facilite la gestión de datos y la generación de informes fáciles y el te permita personalizar los informes y acceder a datos en tiempo real. 

Con un PMS basado en la nube, puedes acceder fácilmente a estos datos, responder a los cambios en la demanda, ajustar estrategias y optimizar operaciones para aumentar los ingresos y la eficiencia.

Asegúrate de que el sistema te permita establecer métricas objetivo para poder seguir el progreso hacia tus metas de negocio.

Consejo profesional:

Imagina que estás promocionando tus propiedades a través de canales OTA como Airbnb, Booking y otros.

Con OTA Sync Statistics, puedes seguir fácilmente tu rendimiento en tiempo real, crear informes y entender qué canal te aporta más reservas e ingresos.

También puedes analizar el rendimiento mes a mes y descubrir de qué países provienen la mayoría de tus llegadas.

Con base en esta información, puedes adaptar tus estrategias y lanzar anuncios en esos países para maximizar tus reservas.

9. Capacidades de integración

Una comunicación eficiente con otros sistemas hoteleros y aplicaciones externas es esencial para mejorar la eficiencia del flujo de trabajo. 

Un PMS moderno te permite conectarte con diversos sistemas, como TPV (Terminal Punto de Venta), CRM (gestión de relaciones con clientes) y plataformas de gestión de canales.

Asegúrate de que tu PMS cuente con numerosas funciones y una interfaz fácil de usar, ya que esto puede mejorar significativamente la eficiencia operativa y la satisfacción de los huéspedes en los hoteles modernos.

Consejo profesional:

Puedes integrar OTA Sync con diversas plataformas fácilmente y gestionar los datos o funciones que tus clientes tienen directamente desde la aplicación.

Simplemente elige personalizar los widgets nativos que ofrecemos o utiliza nuestra API para desarrollar tu propia solución.

Elige el Mejor Sistema de Gestión Hotelera

Elegir el mejor sistema de gestión hotelera para tus necesidades puede ser una decisión clave para el funcionamiento de tu negocio hotelero.

No todos los software de gestión hotelera son iguales. 

Si todavía no estás seguro de qué PMS elegir, échale un vistazo a este artículo sobre los 7 Mejores Sistemas POS para Hoteles que te ayudará a elegir la solución perfecta para tu negocio. 

Los sistemas modernos combinan muchas funciones en un solo software para que gestionar a los huéspedes y el hotel sea más fácil y fluido.

Así fue como nació OTA Sync, para ayudar a hoteleros y administradores de alquileres a tener todo lo que necesitan para su propiedad en un solo lugar.

Además de ofrecerte cada una de estas funciones, OTA Sync te ayuda a:

• Realizar operaciones avanzadas de facturación y dividir o combinar facturas por artículo, habitación, huésped, monto, etc.
• Configurar fácilmente distintos impuestos, adaptándolos a diferentes mercados para evitar problemas legales.
• Realizar la fiscalización y automatizar la comunicación con máquinas fiscales digitales y la administración tributaria.
• Revisar la caja registradora al inicio y al final de cada día para ver ingresos, depósitos, retiros y más.

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