Qué es un sistema de gestión hotelera (PMS): la guía definitiva

Si trabajas en el sector hotelero, seguramente hayas escuchado el término “sistema de gestión de propiedades” (PMS). 

Sin embargo, como suele ocurrir con las innovaciones tecnológicas, muchas personas se muestran reacias a usarlas por miedo o por falta de confianza. 

Lamentablemente, así es como puedes dejar pasar soluciones tan valiosas como el PMS. 

El Sistema de Gestión Hotelera en un hotel es imprescindible si quieres mantenerte a la vanguardia.

Pero, ¿qué es exactamente un PMS y cómo puede beneficiar aún más a tu negocio?

Sigue leyendo para descubrir todos los detalles sobre un sistema de gestión de propiedades hotelero y por qué es una herramienta esencial para dirigir un hotel con éxito.

¡Empecemos!

¿Qué es un Sistema de Gestión de Propiedades (PMS) en un Hotel?

El Sistema de Gestión de Propiedades (PMS) es una aplicación de software que ayuda a los hoteles a gestionar sus operaciones diarias, como reservas, check-ins, check-outs, facturación y limpieza.

En pocas palabras, es una herramienta que agiliza las operaciones del hotel y ayuda a mejorar la experiencia memorable para el huésped.

Puedes verlo como el equivalente digital de la recepción de un hotel, que permite al personal gestionar todos los aspectos de la estancia de los huéspedes desde un único punto central.

¿Cuáles son las Funciones Clave de un Sistema de Gestión de Propiedades en un Hotel?

Un PMS típico cuenta con varios módulos, cada uno encargado de gestionar operaciones específicas del hotel.

1. Gestión de Reservas

Permite al personal del hotel gestionar las reservas, desde crear reservas hasta modificarlas o cancelarlas.

Así, te ayuda a gestionar la disponibilidad de habitaciones y el garantiza información de reservas precisa.

Además, no solo tendrás tu información centralizada, sino que el sistema permite a tus huéspedes hacer reservas en línea, a través de agencias de viajes online (OTA) o directamente en tu sitio web.

2. Gestión de Recepción

El módulo de recepción gestiona todo lo relacionado con el proceso de check-in y check-out del huésped, incluyendo asignación de habitaciones, pagos y procesamiento de depósitos. 

También gestiona las consultas de los huéspedes sobre los servicios del hotel, comodidades y atracciones cercanas.

3. Gestión de canales

El gestor de canales distribuye el inventario del hotel en varios canales en línea para que puedas ampliar tu alcance y el conseguir más reservas.

Así, puedes conectarte con diversos canales de reserva y OTA, el Sistema Global de Distribución (GDS), metabuscadores, etc.

4. Gestión de Ingresos

La Gestión de Ingresos representa un conjunto de herramientas para maximizar los ingresos optimizando los precios y la disponibilidad de tus productos o servicios.

Por ejemplo, puedes establecer precios dinámicos que ajustará precios y ofertas según la demanda, estacionalidad, las tarifas de la competencia y las tendencias de reserva.

Dentro del módulo de Gestión de Ingresos, también puedes:

• Supervisar y gestionar la disponibilidad de habitaciones en cuanto a tipos de habitación, restricciones y fechas bloqueadas.
• Usar datos históricos, tendencias del mercado y análisis predictivo para pronosticar la demanda para diferentes periodos.
• Analizar los patrones de reserva y el comportamiento del cliente para anticipar futuros cambios en la demanda.
• Adaptar las estrategias de precios a segmentos de clientes específicos.
• Identificar oportunidades para ofrecer servicios adicionales o categorías de habitación superiores. 
• Compara el rendimiento de tu hotel con los estándares de la industria.
• Supervisa las estrategias de precios de la competencia.
• Supervisar y controlar KPI, como la Tarifa Diaria Promedio (ADR), Ingresos por Habitación Disponible (RevPAR)y la Tasa de Ocupación.

5. Experiencia del huésped

Gestiona y almacena una base de datos con la información, preferencias e historial de los huéspedes que puedes usar para ofrecer servicios personalizados y marketing dirigido.

Por ejemplo, puedes crear programas de fidelización u ofertas especiales para clientes habituales.

Además, también puedes automatizar correos previos y posteriores a la estancia correos electrónicos, notas de agradecimiento, etc.

6. Gestión de limpieza

Se encarga de las tareas de limpieza, incluyendo la limpieza de habitaciones, el mantenimiento y la gestión de inventario.

Algunas de las funciones clave que abarca la gestión de limpieza son:

• Actualización del estado de las habitaciones en tiempo real limpia, sucia, inspeccionada.
• Asignación automática de tareas según el estado de la habitación, la prioridad y otros criterios.
• Gestión de inventario, como el control de ropa de cama, la reposición de existencias, etc.
• Objetos perdidos seguimiento y recuperación.

7. Gestión de pagos

Este módulo gestiona las finanzas del hotel, como facturación, cobros y procesamiento de pagos, y registra las transacciones financieras para que puedas visualizar el desempeño financiero del hotel.

Además, al integrar el sistema PMS con tu sistema de pagos, podrás automatizar los procesos de pago y ofrecer diversas opciones de pago a tus clientes.

Por ejemplo, podrán pagar con tarjetas de crédito, tarjetas virtuales, Google Pay, entre otros.

8. Generación de informes

Poder monitorear el desempeño de tu hotel en todos los canales y sectores es indispensable para identificar qué funciona y qué no.

Como resultado, podrás tomar decisiones basadas en datos.

Aquí es donde la función de informes y análisis resulta muy útil, ya que ofrece una variedad de reportes:

? Informes de ocupación Datos sobre el porcentaje de habitaciones ocupadas durante un período específico.

? Informes de ingresos Ingresos totales generados por tu hotel.

? Informes financieros Gastos relacionados con operaciones, mantenimiento y otras categorías.

? Análisis de rendimiento por canal Evaluación del rendimiento de diversas plataformas de reservas en línea y OTAs.

? Informes de satisfacción del huésped Comentarios y reseñas de los huéspedes para que puedas identificar áreas de mejora.

9. Seguridad y cumplimiento normativo

Al manejar información sensible que incluye datos de los huéspedes y detalles de tarjetas de crédito o pagos, es fundamental hacer que tu huésped se sienta seguro de que no sufrirá ningún perjuicio.

Por eso, un PMS de alta calidad incluye cifrado de datos, controles de acceso, protección de datos de los huéspedes, copias de seguridad de datos, API e integraciones seguras, cumplimiento de las normativas locales, entre otros.

? 6 funciones adicionales que debe tener un buen PMS

Además de las funcionalidades clave, los mejores PMS también ofrecen funciones para facilitar aún más los procesos operativos y la experiencia del huésped.

1. Ser un sistema basado en la nube

Aunque la mayoría de los sistemas de gestión hotelera modernos son basados en la nube, siempre es buena idea verificarlo.

Entonces, ¿qué hace que un PMS en la nube sea mejor opción que uno local?

✨ Es más rentable porque los costos operativos son menores.

✨ El riesgo de perder datos es menor.

✨ Es mucho más flexible.

¿Quieres profundizar en este tema? No hay problema, visita nuestro blog, ¿Por qué elegir un PMS en la nube en lugar de uno local? y descubre más detalles interesantes.

2. Contar con una aplicación móvil

Contar con también contamos con una aplicación móvil permite un acceso más rápido a la información. 

Además, también permite realizar actualizaciones y cambios rápidos desde cualquier lugar, sin mencionar que ofrece una mejor experiencia de usuario.

3. Ofrecer impuestos y tarifas personalizados

Los sistemas de gestión hotelera más avanzados ofrecen opciones para personalizar y aplicar cargos específicos según las preferencias de los huéspedes, las normativas locales, etc.

De esta forma, podrás adaptar tu estructura de precios para satisfacer las necesidades específicas de tus huéspedes y cumplir con los requisitos fiscales de cada región.

4. Ofrecer una atención al cliente excelente

Si alguna vez has buscado un PMS en Capterra o plataformas similares, seguramente habrás notado que una de las quejas más frecuentes tiene que ver con el servicio al cliente , o la falta del mismo.

Contar con un servicio de atención al cliente lento o ineficiente puede ser determinante a la hora de decidirse por un proveedor u otro. Según una encuesta de Zendex, el 73% de los clientes se pasa a la competencia tras haber vivido varias experiencias negativas.

5. Ofrecer una interfaz fácil de usar

Contar con un PMS intuitivo reduce considerablemente el tiempo de formación del personal y permite una transición fluida hacia el nuevo sistema. 

Cuanto más rápido tú y tu equipo os familiaricéis con el sistema, antes podréis empezar a sacarle partido.

Además, lo mismo ocurre con tus huéspedes si cuentas con una aplicación móvil. 

6. Disponer de un panel centralizado

Una vez que descubras lo salvavidas que puede llegar a ser un panel centralizado, no querrás volver a la forma antigua de hacer las cosas.

Te ofrece una vista en tiempo real de todos los aspectos de tus operaciones, tareas, reservas, estadísticas, etc, todo en un mismo lugar.

¿Por qué deberías usar un sistema de gestión hotelera?

Aspectos a tener en cuenta al elegir el PMS ideal para tu hotel

Aunque las soluciones PMS ofrecen muchos beneficios, también tienen posibles inconvenientes.

Por eso, antes de elegir un PMS, asegúrate de que:

✨ Ofrece funciones que te beneficien.

✨ Cuenta con medidas de seguridad sólidas.

✨ Ofrece un servicio de atención al cliente ágil.

✨ Ofrece integraciones relevantes para ti.

✨ Tiene una incorporación rápida y sencilla.

✨ Cuenta con suficientes opciones de personalización.

✨ Ofrece una migración de datos sin complicaciones.

✨ Se ajusta a tu presupuesto.

Para concluir

Integrar un PMS robusto en tu negocio hotelero se vuelve indispensable si buscas:

• eficiencia, 
• mayores ingresos, 
• toma de decisiones basada en datos, y 
• interacciones fluidas con los huéspedes. 

Sin embargo, muchas soluciones de PMS solo cubren una o dos funcionalidades y no ofrecen el paquete completo.

Así que, si buscas un PMS que reúna todas las funciones bajo un mismo techo, tenemos la solución perfecta para ti, OTA SYNC.

¿Por qué OTA SYNC debería ser el sistema de gestión hotelera (PMS) de tu propiedad?

OTA SYNC es un software de gestión hotelera todo en uno basado en la nube que facilita y automatiza la gestión de hoteles y alojamientos privados. 

Nuestro principal objetivo es maximizar los beneficios soluciones tecnológicas aportar al mundo de la hostelería.

Entonces, ¿qué podemos ofrecerte?

✅ Incorporación sin complicaciones sin necesidad de la ayuda de un gestor de cuentas.

✅ Panel multipropiedad que te permite gestionar múltiples propiedades desde un panel centralizado y evitar el overbooking.

✅ Configuración fiscal y general flexible adaptados a cada mercado.

✅ protección con autenticación de dos factores en Microsoft Azure.

✅ Posibilidades de precios dinámicos que te permiten modificar la configuración de ventas y precios de forma independiente y según límites preestablecidos.

✅ conexión bidireccional con OTAs, plataformas de reserva, y la posibilidad de enlaces iCAL y API abierta.

✅ Un motor de reservas fácil de usar que permite a los huéspedes reservar habitaciones directamente, consultar la disponibilidad, ver los precios y mucho más.

✅ La solución de gestión de limpieza para una asignación de tareas eficiente, actualizaciones en tiempo real sobre el estado de las habitaciones y una comunicación fluida entre el personal de limpieza.

✅ App para huéspedes de HotelSync para mejorar la experiencia del huésped ofreciendo check-ins rápidos, recomendaciones personalizadas y notificaciones instantáneas allá donde estén.

✅ Procesador de pagos OTA SYNC, una pasarela de pago totalmente integrada que automatiza al instante las transacciones de forma segura.

¿Listo para sumarte a OTA SYNC?

Regístrate en OTA SYNC hoy mismo y aprovecha todo el potencial que ofrece nuestro PMS.

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