Elegir el adecuado un sistema de gestión hotelera para tu alojamiento puede ser esencial para el éxito de tu negocio. Con tantas opciones disponibles, puede resultar abrumador.
En este blog, te ayudaremos a tomar una decisión informada al elegir el sistema adecuado.
Prepárate para descubrir la comparación entre PMS en la nube y el local .
Vamos directo al grano.
1. ¿Qué es un software de gestión hotelera?
Para estar en la misma sintonía, primero definamos PMS esto.
software PMS ha transformado la industria hotelera al reemplazar la anticuada gestión basada en papel. Funciones como motor de reservas o gestor de canales (channel manager) evitan errores humanos como el overbooking.
No solo ayuda con las operaciones de recepción, como las reservas o el check-in y check-out de huéspedes. Evoluciona constantemente y ayuda a los hoteleros a gestionar todos los aspectos de su propiedad.
El software de gestión hotelera también automatiza la mayoría de las tareas manuales y ayuda a los empleados a centrarse en crear una personalizadas experiencia memorable para el huésped.
2. Tipos de PMS
Los dos tipos principales de software de gestión hotelera que encontrarás son:
✅Sistema de gestión hotelera local (on-site)
Este sistema se distingue por la forma en que almacena los datos. Se necesita un servidor local para que este tipo de software funcione.
Su mantenimiento queda a cargo del hotel. Un equipo de TI interno es necesario para mantener su funcionamiento.
✅PMS basado en la nube
Este tipo de software no requiere un servidor local y se conecta a internet. Se puede acceder desde la mayoría de los dispositivos del alojamiento y tiene menores costos de mantenimiento.
3. 7 diferencias principales a considerar
1. Instalación
Instalación del sistema en la nube
Este tipo de software de gestión se instala a través de internet y se puede acceder desde cualquier dispositivo una vez creada la cuenta. Los datos son almacenados por el proveedor, es decir fuera del hotel.
El mantenimiento y la seguridad recaen en el proveedor del PMS.
Ten en cuenta que se necesita una conexión a internet estable para que este tipo de sistema funcione correctamente.
Instalación del sistema local
Lamentablemente, el proceso de instalación de este tipo de sistema es un poco más complicado.
En primer lugar, es necesario que se instale manualmente en cada dispositivo en el que se vaya a usar. Los datos se almacenan en un servidor que estaría ubicado en algún lugar dentro de las instalaciones. No te olvides de otros servidores de respaldo.
Proteger y almacenar los datos pasa a ser responsabilidad exclusiva del hotel.
2. Requisitos técnicos y mantenimiento
Requisitos de una solución en la nube
Esta opción es totalmente autónoma. Olvídate de servidores o copias de seguridad, aquí todo lo aloja el proveedor.
Lo único que necesitaría el hotel es una buena conexión a internet y ya estaría todo listo.
Aunque, ojo, no lo tomes tan al pie de la letra. Igual necesitarás uno o dos equipos de escritorio en la oficina. El principal atractivo de un PMS en la nube es que no requiere reduce la inversión en hardware.
Requisitos de una solución local (on-premise)
Hay mucho de qué ocuparse para que esta solución de PMS funcione correctamente. Parte del hardware necesario es:
- Un servidor de datos
- Servidores de respaldo
- El terminal servidor (para acceder desde distintas ubicaciones)
- Un sistema operativo compatible en todas las estaciones de trabajo
- Dedicadas estaciones de trabajo para sistemas externos
- Servidores de discos duros
Vaya, eso es mucho. Además de invertir en tanto hardware y almacenarlo todo en las instalaciones, necesitarías personal de TI interno.
3. Seguridad de los datos
Según el último informe de investigación de 2024, los riesgos de ciberseguridad están en su punto más alto histórico. Se informó que el 14% de los ataques se debieron a la explotación de vulnerabilidades en la fase de acceso inicial . Además, el 62% de los ataques involucraron ransomware o extorsión.
La seguridad de los datos es sumamente importante en la industria hotelera, así que ten en cuenta este factor al elegir tu software para hoteles.
Seguridad de los PMS en la nube
Proteger tus datos es responsabilidad del proveedor cuando usas un sistema en la nube. Aun así, tus empleados no deberían hacer clic en ningún enlace enviado por un príncipe nigeriano que les deja una herencia.
Bromas aparte, este tipo de software implementa medidas sólidas que hacen que sufrir una filtración de datos sea prácticamente imposible. En muchos sistemas en la nube, todos los datos se alojan en múltiples centros de datos lo que garantiza que, incluso si uno falla, exista un copia de seguridad.
Seguridad del PMS local
Con este tipo de sistema, la seguridad es responsabilidad del establecimiento. Estos son algunos pasos que el establecimiento puede seguir para mantener sus datos seguros al usar este sistema PMS:
- Instalar programas antivirus
- Proteger redes privadas
- Restringir el acceso a las salas de servidores
- Manual copia de seguridad de datos procesos
- Implementar servidores de respaldo y el generadores
Aunque puede parecer más seguro almacenar todos los datos en tu propio hardware y darlo por hecho, esto puede representar un gran riesgo. En caso de incendios o inundaciones, este hardware puede quedar dañado y convertirse en una pesadilla para tu hotel.
4. Costo de la inversión
Al evaluar los costos operativos, creemos que es importante tener en cuenta el momento además del dinero. Ahorrar tiempo tanto para la gerencia como para el personal de recepción puede ser tan importante como ahorrar en gastos.
Costos del sistema basado en la nube
El PMS hotelero en la nube generalmente cobra mediante una suscripción mensual y según el número de habitaciones. Aunque este gasto puede acumularse con el tiempo, es importante considerar otras cosas a las que tu dinero no se está destinando.
Al no haber hardware en el sitio, no existen costos de mantenimiento y el actualización ni de costos. Por lo general, las licencias de software locales pueden ser costosas, y podrían aplicarse tarifas adicionales si deseas agregar más puestos de trabajo en el futuro. También podrías necesitar invertir en costos de seguridad adicionales para mantener segura tu sala de servidores.
Tomando en cuenta el tiempo, la moneda más valiosa de todas, un PMS en la nube ofrece tranquilidad. Sin cables interminables ni la necesidad constante de mantener este sistema, el personal del hotel puede concentrarse más en el huéspedes. Tampoco necesitas ser un experto en tecnología para saber cómo usar este software. Todos los aspectos técnicos quedan a cargo del proveedor.
Costos de un sistema local
La realidad es que este tipo de sistema de gestión hotelera no está pensado para hoteles medianos o pequeños. Este tipo de sistema se considera un gasto de capital, por lo que muchos establecimientos simplemente no pueden costearlo .
Algunas de las tarifas más altas que enfrentarías al elegir este tipo de sistema de gestión hotelera son:
- Software licencia
- Anual mantenimiento tarifas
- Hardware y el Costos de TI
Este tipo de software podría requerir más trabajo y el el momento invertido en el mantenimiento y el aprendizaje del sistema.
6. Facilidad de Integración
Puede que necesites otro software, como sistemas POS o de contabilidad, para gestionar tu propiedad. Tenerlos integrados con tu solución de gestión hotelera es esencial para llevar tu negocio sin contratiempos.
Integración de Sistemas de Gestión Hotelera Basados en la Nube
Esta suele ser la solución más fácil . Aunque muchas ya vienen integradas con otras soluciones de software asociadas, el proceso de integración es bastante experiencia fluida. Gracias a las APIs abiertas y a los estándares web comunes, el software basado en la nube se integra fácilmente con soluciones externas.
Integración de Sistemas de Gestión Hotelera Locales
Aunque las soluciones de PMS hotelero locales permiten la integración con otro software, este proceso es muy complejo. Normalmente requeriría trabajo técnico manual así como hardware adicional.
💡Poniendo el foco
Cuando se trata de integración, ponemos el foco en OTA Sync software de gestión hotelera en la nube que se ha asociado con numerosos software externos y ofrece fáciles y el rápidas integraciones con nuevas soluciones externas.
6. Accesibilidad y Movilidad del Sistema
Accesibilidad del Software PMS en la Nube
Dado que este sistema se implementa en línea, se puede acceder a él mediante un inicio de sesión seguro desde cualquier dispositivo móvil en cualquier lugar. El único requisito es contar con una buena conexión WiFi . La solución en la nube es claramente la ganadora en cuanto a accesibilidad, algo que ningún PMS local moderno puede igualar.
Accesibilidad del Software PMS Local
Si bien es posible acceder al sistema de forma remota con este tipo de solución, tampoco resulta tan sencillo. Este lujo requeriría una configuración técnica adicional y también dependería de la carga de trabajo del servidor. Lamentablemente, el claro perdedor en esta categoría.
7. Actualizaciones y Mejoras
Mejoras del Sistema de Gestión Hotelera en la Nube
Este tipo de PMS hotelero ofrece actualizaciones que suelen ser gratuitas y el y fáciles de instalar. Esto significa que el software siempre está actualizado. Una gran ventaja es que esto no requiere ningún conocimiento técnico por parte de los hoteleros ni hardware adicional.
Actualizaciones de sistemas de gestión hotelera locales
El mayor inconveniente de actualizar un PMS local es que puede resultar bastante costoso. Las actualizaciones de software a veces también implican actualizaciones de hardware.
4. Para concluir
Elegir la solución adecuada para que las operaciones del hotel funcionen sin contratiempos requiere tener en cuenta muchos factores . Según esta comparación, el claro ganador es el sistema de gestión hotelera basado en la nube .
Al reducir costes y ofrecer mayor flexibilidad y el accesibilidad, el PMS hotelero en la nube es una solución moderna que se está convirtiendo en el estándar del sector hotelero. Aunque ambas opciones tienen ventajas y desventajas, el PMS local y el PMS en la nube difieren claramente según las rendimiento y el mantenimiento necesidades de cada negocio.
El ahorro de tiempo también es un factor determinante en el que los sistemas en la nube salen ganando, algo esencial para llevar un negocio hotelero exitoso.
5. Cómo puede ayudar OTA Sync
OTA Sync es una todo en uno basado en la nube para la gestión de hoteles y apartamentos. Gracias a la tecnología en la nube, los costos son drásticamente reducidos, las tareas diarias son automatizado, y los eficiencia general y el ingresos totales del establecimiento aumentan.
OTA Sync es adecuado para hoteles medianos y pequeños, hoteles boutique, hostales, casas de huéspedes y apartamentos. La empresa cuenta con más de 2.000 usuarios satisfechos en 17 países de todo el mundo.
Existen cuatro soluciones completas para gestionar hoteles y apartamentos:
- Sistema de Gestión Hotelera y aplicación móvil
- Motor de reservas
- Channel Manager
- Aplicación de experiencia del huésped
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